Powered by Drupal, an open source content management system

Jakimi cechami się charakteryzuje elektroniczny obieg faktur w firmie?

Sporo firm, poza problemami z własną bieżącą działalnością, w trakcie której muszą optymalnie pracować i ciągle walczyć o klienta, ma różnego typu trudności związane z obowiązkami określonymi przez różne urzędy. Na szczęście pojawia się coraz więcej odkrywczych rozwiązań, dzięki którym można usprawnić określone procedury, co umożliwia maksymalną oszczędność czasu i sprawny obieg dokumentów. Trzeba mieć także na uwadze fakt, że firmy są zobligowane do magazynowania wielu dokumentów, (które mogą być nadzorowane przez specjalne urzędy), co niejednokrotnie sprawia narastające trudności m.in. z archiwizacją dokumentacji.

dokumentacja elektroniczna
Autor: La Manade
Źródło: http://www.flickr.com
Ze wsparciem przychodzą specjalne systemy, takie jak elektroniczny obieg faktur, dzięki którym każda firma może przyśpieszyć prace związane z dokumentami i mieć więcej czasu na handlowe działania. W dodatku takie rozwiązanie upraszcza gromadzenie dokumentów.

Jedną z przeważnie wychwalanych zalet omawianego rozwiązania jest to, że gwarantuje ono różne oszczędności: najbardziej odczuwalna z nich to oszczędność powierzchni, dlatego że firma (zobacz sentione) nie musi posiadać stosownego pomieszczenia na archiwizację dokumentacji. Inną ważną zaletą jest korzystna redukcja kosztów, która wymaga dłuższego zreferowania. Cyfrowe dokumenty, a zwłaszcza faktury, rozsyłane w tradycyjny sposób (a więc np. pocztą), powodowały bowiem zawsze dość spore koszty – wystarczy przypomnieć, że w firmach, które zdążyły wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie, koszt tego rozwiązania umożliwił blisko 80% redukcję budżetu, dotychczas przeznaczanego na wysyłki.

Jeśli weźmiemy pod uwagę również, że oszczędność nie omija też papieru czy wykorzystania drukarek, a także czasu, jakiego wymagało ciągłe drukowanie faktur, okazuje się, że taki innowacyjny obrót dokumentacją jest bardzo wartościowym rozwiązaniem. Do niedawna większość klientów wybierała otrzymywanie dokumentów w formie standardowej, jednak wraz z coraz lepszym rozwojem informatyzacji kraju oraz z faktem, że firmy premiują różnorodnymi bonusami za korzystanie z elektronicznych faktur, nowe rozwiązanie zdobyło coraz więcej zwolenników.

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów każda firma może prosto zaoszczędzić fundusze i czas, poza tym jest to rozwiązanie ekologiczne i wyraźnie szybsze, niż zwyczajowa poczta.